Verzuimprotocol maken, zo doe je dat

Je werknemer is ziek. Welke stappen moeten jij en je werknemer dan precies nemen? Het is handig om alle stappen op een rij te zetten voor beide partijen. Dat doe je in een verzuimprotocol. Het verzuimprotocol wordt ook wel ‘verzuimreglement’ genoemd. Bedrijven zijn volgens de Wet verbetering poortwachter verplicht er een te hebben. Maar hoe maak je zo’n protocol? Hieronder enkele tips en een voorbeeld.

Verzuim­protocol, wat is het?

In een verzuim­protocol leg je vast wat er precies gebeurt zodra een werknemer ziek wordt en daardoor niet kan werken. Je zet alle stappen op een rij, van ziekmelding tot betermelding.

Maar wat als een werknemer voor lange tijd ziek is of zelfs volledig afgekeurd wordt? Ook de stappen die je dan moet nemen leg je vast in een verzuim­protocol. Aan de hand van het stappenplan weet je dan precies wat jij en je werknemer moeten doen.

Hoe maak je een verzuim­protocol

Je kunt als werkgever zelf een verzuim­protocol opstellen, maar deze moet wel voldoen aan de wettelijke regels. De basisregels zijn te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kun je nog specifieke regels opnemen die gelden binnen jouw bedrijf. Bij het maken van een verzuimprotocol is het slim om ook de afspraken met je arbodienst of bedrijfsarts erbij te nemen. Deze staan in het contract dat je met hen hebt afgesloten en/of in hun aanvullende voorwaarden.

Verzuim­protocol, wat staat er precies in?

In het verzuim­protocol beschrijf je gedetailleerd wat de correcte stappen zijn rondom verzuim. Ook beschrijf je de rechten en plichten die er gelden. Denk in ieder geval aan de volgende zaken:

1. Regels rond ziekmelding

Op de eerste ziektedag moet je werknemer zich ziek melden. Maar hoe, hoe laat en bij wie? Dat zet je dus op een rij. Bijvoorbeeld: telefonisch, voor 9.00 uur, bij je directe leidinggevende. Het is slim om ook te bepalen welke informatie je precies nodig hebt bij een ziekmelding. Bijvoorbeeld:

• Wat is de vermoedelijke duur van het verzuim?
• Wat kun jij als werkgever doen om te helpen?
• Op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer is je werknemer te bereiken?
• Welke werkzaamheden kunnen nog wel uitgevoerd worden?
• Is er sprake van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is?

Deze informatie geef je direct door aan je bedrijfsarts en/of arbodienst waar je mee samenwerkt.

2. Bereikbaarheid tijdens ziekte

Je beschrijft ook in hoeverre je werknemer tijdens zijn verzuim bereikbaar moet zijn voor (onaangekondigd) contact met jou of met de arbodienst.

Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de medewerker gebeld wordt door de arbodienst voor meer informatie of dat er een huisbezoek plaatsvindt. Verblijf op een ander adres, permanent of tijdelijk, moet altijd binnen 24 uur aan de leidinggevende en aan de arbodienst worden doorgegeven.

Voor een bezoek aan de bedrijfsarts, huisarts, fysiotherapeut of een andere medisch specialist mag het opgegeven adres verlaten worden. Ook als er in andere gevallen toestemming is van de leidinggevende, mag de werknemer het adres verlaten.

3. Rechten en plichten zieke werknemer

Je werknemer is verplicht om mee te werken in het proces. Hij moet open staan voor regelmatig contact met de arbodienst of bedrijfsarts. Ook als er sprake is van langdurige ziekte en re-integratie heeft de werknemer verplichtingen, zoals het accepteren van passend vervangend werk.

Ook deze regels en bijbehorende stappen leg je vast in het verzuim­protocol. Beschrijf ook de rechten die je werknemer heeft om zelf initiatief te nemen. Bijvoorbeeld het recht om zelf een spreekuur te bezoeken bij de arbodienst of bedrijfsarts.

4. Contact met je werknemer

Het is slim om ook zelf regelmatig contact op te nemen met je zieke werknemer. Beschrijf in het protocol wanneer en hoe dit contact zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld telefonisch in de eerste week na ziekmelding en vervolgens om de week.

Je moet als werkgever minimaal elke zes weken contact hebben met je zieke werknemer. Je kunt tijdens dat contact zelf afspraken maken met je werknemer over de werkhervatting en eventuele maatregelen die genomen kunnen worden om dat te bespoedigen.

5. Probleemanalyse en plan van aanpak

Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en geeft een advies over het werkhervattingstraject.

Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies stel je samen met je werknemer een plan van aanpak op. Zodra dit plan klaar is, stuur je de arbodienst een kopie.

Verdere stappen bij langdurige ziekte 

De vervolgstappen bij langdurige ziekte en arbeidsongeschiktheid kun je ook nog vastleggen in het verzuim­protocol. Benoem ook de geldende regels tijdens dit proces. Voeg bijvoorbeeld de volgende thema’s toe aan je verzuim­protocol:

1. Re-integratiedossier
2. WIA-aanvraag
3. Herstel en betermelding
4. Vakantie
5. Ziekmelding vanuit het buitenland
6. Second opinion bedrijfsarts
7. Klachtenprocedure arbodienst
8. Sancties bij niet nakomen afspraken
9. Privacy

Voorbeeld verzuim­protocol

Als werkgever maak je zelf een verzuim­protocol dat van toepassing is op jouw bedrijf. Het is een flinke taak om zelf een verzuim­protocol op te stellen die voldoet aan alle wettelijke eisen en je eigen wensen. Het is daarom slim om een model of sjabloon te gebruiken van een betrouwbare partij. De Goudse heeft ook een voorbeeld van een verzuimprotocol ontwikkeld. Deze is hieronder gratis te downloaden. Dit voorbeeld kun je via een paar invulvelden makkelijk aanpassen en daarna met je werknemers delen.

Bron: Ondernemen met personeel (De Goudse)

Dit bericht is geplaatst op 17-11-2020